Le CERFRANCE 31 prêt pour la DSN

Publié le 15 novembre 2016

Un employeur de main d’œuvre se doit de remplir – ou faire remplir par un mandataire – toutes sortes de déclarations à différents organismes de protection sociale. Ces déclarations permettent de calculer les cotisations, contributions sociales et certaines impositions dues par les employeurs. Elles servent également à évaluer les droits des salariés en matière d’assurances sociales, de prévention de la pénibilité et de formation. Mais un changement majeur va s’opérer très prochainement pour les agriculteurs employeurs et, plus largement, les TPE et PME. De fait, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) va remplacer, à partir de janvier 2017, l’ensemble de ces déclarations sociales (voir encadré ci-dessous). Une échéance à laquelle le CERFRANCE 31 et son service Paie se sont déjà préparés.

La rigueur sera de rigueur…

Un employeur peut gérer seul ses déclarations ou faire appel à un prestataire, appelé tiers-déclarant. Si les entreprises qui ont recours à un tiers-déclarant devront passer à la DSN au 1^er janvier 2017, celles qui font elles-mêmes leurs déclarations ont jusqu’au 1^er avril 2017 pour s’y préparer. L’employeur qui n’utilisera pas la DSN pour ses déclarations sociales à ces dates, s’exposera à une pénalité de 750 € par entreprise et par mois. Si le but de la DSN est de sécuriser et harmoniser les déclarations sociales, de lutter contre la fraude et de simplifier le travail de l’administration, elle ne va pas spécialement faciliter la vie des employeurs de main d’œuvre. « Il va falloir que les employeurs s’adaptent, notamment dans leur mode de déclaration, et qu’ils soient très disciplinés dans la transmission des données à l’administration », estime Laure Bebon, responsable du service Paie du CERFRANCE 31. « Il ne sera plus possible de gérer toutes ces déclarations à partir d’un tableau excel, comme on le voit encore. La rédaction des déclarations devra se faire via un logiciel dédié et mis à jour régulièrement. Il faut aussi rappeler que la DSN est mensuelle, ce qui implique une organisation rigoureuse pour ne pas être hors délais. » De fait, les retards de transmission de la DSN aux organismes de protection sociale sont pénalisables, à raison de 8 € par salarié par délai non tenu. Dernier point à soulever, les employeurs relevant de la MSA devront déclarer les montants à payer, comme ceux du régime général. Jusque-là, les employeurs déclaraient uniquement les assiettes à la MSA, qui se chargeait alors de faire le calcul des cotisations et de les appeler sous forme de facture. La responsabilité du calcul incombe donc désormais à l’employeur.

Soulager et sécuriser les employeurs de main d’œuvre

Pour faire face à ces obligations, externaliser la paie et les déclarations afférentes auprès d’un organisme tiers présente de nombreux avantages. Le plus évident est l’allègement du temps consacré par un employeur à l’administratif. Au CERFRANCE 31, ce sont cinq collaboratrices qui se chargent de collecter les informations, remplir les déclarations, vérifier leur conformité avec la réglementation et transmettre le tout aux organismes. Avec la mise en place de la DSN, l’envoi mensuel des documents va encore faire pencher la balance en faveur de l’externalisation de cette tâche. « Nous nous sommes équipés d’un logiciel très performant qui nous permettra de répondre aux impératifs de délais et de conformité des déclarations par rapport aux modifications réglementaires », poursuit Laure Bebon. « Ce logiciel va jusqu’à vérifier des éléments auxquels l’employeur ne pense pas forcément, comme les modifications de conventions collectives. » L’autre avantage, moins perçu mais ô combien important, est la sécurisation de l’employeur, vis-à-vis de tout litige. La formule d’accompagnement la plus complète proposée par le CERFRANCE 31 comprend ainsi la rédaction des contrats de travail, une assistance juridique ou encore un stockage de tous les documents obligatoires en ligne, accessibles de partout.

« Le nombre de contrôles de l’inspection du travail augmente », insiste Jean-Charles Torne-Cols, Directeur marché du conseil au CERFRANCE 31. « Or, parmi les adhérents qui sont arrivés chez nous récemment, nos services ont relevé nombre d’erreurs ou oublis qui peuvent coûter très cher à un employeur. Par exemple, si un contrat de travail saisonnier est mal rédigé, un salarié peut demander aux prud’hommes qu’il soit converti en CDI à temps plein ! Il faut donc être très vigilant, d’où la solution « clé en main » que nous proposons aux employeurs de main d’œuvre. »

Témoignage

Élodie Puisségur est installée en production laitière à St Gaudens. L’exploitation employait un salarié à temps plein jusqu’en fin d’année 2015. Lors du départ de ce dernier, l’EARL s’est orienté sur l’embauche de deux salariés à mi-temps. Alors qu’Élodie Puissegur s’occupait elle même de la gestion du personnel, une réunion d’information du CERFRANCE 31 l’a amenée à changer de méthode de travail.

« J’ai des bonnes bases de gestion du fait de ma formation », explique-t-elle. « J’ai donc toujours géré l’administratif de l’exploitation et notamment le suivi du salarié, pour lequel j’avais acheté un logiciel de comptabilité et de paie. Mais quand le CERFRANCE 31 a présenté la DSN, les enjeux et les risques en cas d’erreur, j’ai franchi le pas. Nous sommes en train de créer un atelier de vente directe et une activité volaille. Je n’étais donc pas sûre d’avoir le temps nécessaire pour remplir correctement et dans les délais les déclarations mensuelles de la DSN. De plus, j’étais obligée d’acheter relativement cher une mise à jour de mon logiciel de paie pour l’adapter à la DSN. Comme le CERFRANCE 31 s’occupait déjà de la comptabilité de l’exploitation, nous avons décidé de souscrire à leur Service Paie. »

Concrètement, Élodie Puisségur renvoie, le dernier jour de chaque mois, un formulaire pré-rempli par salarié, que lui adresse par mail le service Paie. Elle n’a qu’à compléter le nombre d’heures et les éventuels évènements survenus dans le mois. Le jour même ou le lendemain, elle reçoit, toujours par internet, les bulletins de salaire, accompagnés des dernières informations utiles pouvant la concerner. Il ne lui reste qu’à éditer les fiches de paie et faire les virements. Le Service Paie s’occupe également des déclarations trimestrielles à la MSA et des documents relatifs aux complémentaires collectives.

« C’est simple d’utilisation et s’il y a la moindre difficulté, l’assistance téléphonique et par internet est très réactive », ajoute l’exploitante. « Même si je ne me suis jamais trompée par le passé, je trouve beaucoup plus rassurant de confier ce travail à une équipe spécialisée. Vu le temps que cela m’aurait pris de faire ce travail et les pénalités en cas d’erreur, j’estime que les 50 € environ que je paie par mois ne sont pas une charge inutile. J’ai d’ailleurs confié au CERFRANCE la rédaction des contrats de travail pour les mêmes raisons. »